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インタビュー 住居手配 受け入れ手続き 在留資格 外国籍社員受け入れ 海外赴任LAB編集部

【後編】外国人社員の受け入れ│オペレーションの現場から

2018.12.14

INTERVIEWインタビュー

外国籍社員を日本に呼び寄せる日本企業が増加中だ。だが、受け入れのためには、ビザの手配をはじめ、役所や銀行での手続き、不動産探し、家具や家電品の準備など、いくつもの窓口を通した煩雑な業務を人事担当者が行う必要がある。それらの関連業務を一括代行し、外国籍社員のスムーズな着任を実現するのが、リロ・エクセルインターナショナルの「インバウンドリロケーション」だ。数多くの企業の人事担当者がなぜ厚い信頼を寄せているのか、その理由を探ってみよう。
【話し手:樋口 太(インバウンドリロケーションサポート事業│マネージャー)│聞き手:海外赴任LAB編集部】

編集部

前編では、リロ・エクセル インターナショナルの外国人受け入れサポート「インバウンドリロケーションサポート」のうち、人事サイドの問題を解決する「手配代行」についてお聞きしました。続いては、外国籍社員本人の悩みに応える「アテンド」という業務について聞かせていただけますか。

 
 
 
 樋口
 
 

アテンドとは、実際に着任してきた外国籍社員に同行して、さまざまなケアをさせていただく業務です。内容としては、空港でのピックアップにはじまり、役所の手続き、銀行口座の開設、携帯電話や生活用品の購入などのサポート、さらには駐在員家族のお子さんのための学校情報の検索、日々の生活のためのオリエンテーションなどもあります。加えて、24時間365日の電話サポート『安心リロコール』も用意しています。

編集部

生活のオリエンテーションとはどんなものですか?

 
 
 
 樋口
 
 

入居物件の引き渡しの立ち会いや室内のダメージチェック、その他にも、部屋の設備や日本のお風呂の使い方、ゴミの捨て方、宅配ロッカーや駐輪場の利用方法、マンションの共有部分の禁止事項など、ひとつずつ挙げるとキリが無いのですが、日本で生活するうえで必要な説明をひと通りいたします。

編集部

そんなにたくさんのことを行うのですか。

 
 
 
 樋口
 
 

これらに加え、先ほどご説明した同行業務を併せ、1日から2日の間にすべて行います。役所の手続きの同行では、転入届だけでなく、マイナンバーカードの受け取りの説明や、子ども手当や医療費免除の申請手続きなどもサポートいたします。その後は銀行に同行して口座を開設し、合わせて駐在員家族のカードを作り、携帯ショップでの携帯電話の購入・契約、場合によってはホームセンターにも同行して生活用品購入のお手伝いまで行います。

編集部

それら全てを2日で終わらせるのですか。どこでどんな手続きが必要なのか、全てを把握して効率の良いスケジュールを立てなければ不可能ですね。

 
 
 
 樋口
 
 

事前の入念な準備も不可欠です。国民性というのでしょうか、国によっては、携帯電話ひとつ選ぶにも、全ての機種の性能を比較検討し、料金プランもすべて理解してから慎重に選びたいとおっしゃる方が多い国もあります。そうした国からいらっしゃる場合は、来日する前に資料を送ってご説明して、機種やプランをある程度絞っておいてもらうといったこともいたします。

編集部

国ごとの違いと言うと、食べるものや宗教についても気を使う必要がありそうです。

 
 
 
 樋口
 
 

家族帯同のエキスパットを迎え入れる際には、実際の着任前にプレ来日という形で、我々が同行して住むための物件探しを行うケースが多いのですが、そのときも、国民性に配慮して居住エリアを提案します。たとえば、宗教的な理由で食べて良い物、いけない物が決まっている国もありますから、そうした場合は、その食材を購入できる店が近くにあるエリアを選んだりします。我々はそうした情報につねにアンテナを立てており、また、これまでに培ったノウハウによって、分からないことも短時間で調べられます。従いまして、予算や広さ、通勤経路などがある程度決まった段階で、希望にあったエリアをすぐにピックアップできます。

編集部

外国籍社員の方からの要望には、どんなものが多いですか。

 
 
 
 樋口
 
 

自分と同じ国の人が多く住んでいるエリアで住まいを探して欲しいという要望は多いですね。お子さんがいらっしゃる社員の場合は、インターナショナルスクールに通えるエリアをご希望されたり、中には、ペットも連れて来るのでペットの散歩がしやすい環境を選びたいという声や、合わせて動物病院の情報も欲しいといったリクエストなど、実にさまざまです。ちなみに物件探しの際には、家具リース業者とも連携して、ある程度間取りが決まった時点で、物件にふさわしく、家族の好みにも合致しそうな家具をピックアップし、ご本人たちに選んでいただくといったことも行います。

編集部

本当にきめの細かいサービスですね。アテンドというよりもコンシェルジュという呼び方の方が近い気がします。

 
 
 
 樋口
 
 

文化や生活様式が違う国での暮らしでは、いろいろな不安や疑問があって当然だと思います。それらをすべて解決して差し上げることは、外国籍社員の方々がご自身のポテンシャルを職場でフルに発揮するための環境づくりという意味でも大切だと考えています。私たちは極力「できない」と言わないことを心がけています。手間のかかることでもできることはお手伝いする。ご質問されても内容がイレギュラーなため情報が無いという場合も、しっかりと調べてお伝えします。赴任期間が終了したときは、日本に良い印象を持って帰国していただきたいですね。

編集部

これだけのことをやってもらえると、人事担当者の労力も大きく軽減できますね。受け入れ担当者の携帯電話に土曜日曜にかかわらずプライベートな相談が来るということも防げます。期待していた以上の満足感が得られるでしょうね。

 
 
 
 樋口
 
 

各企業の方針によって、我々にどの範囲まで依頼したいのかは異なります。そのため、サービスの内容も企業に合わせたカスタマイズが可能です。外国籍社員の受け入れについて何か困ったことがあったら、まずは何でも相談して欲しいですね。必ず解決するための答えをご提供できると思います。

編集部

本日はありがとうございました。

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