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【前編】外国人社員の受け入れ│オペレーションの現場から

2018.12.10

INTERVIEWインタビュー

外国籍社員を日本に呼び寄せる日本企業が増加中だ。だが、受け入れのためには、ビザの手配をはじめ、役所や銀行での手続き、不動産探し、家具や家電品の準備など、いくつもの窓口を通した煩雑な業務を人事担当者が行う必要がある。それらの関連業務を一括代行し、外国籍社員のスムーズな着任を実現するのが、リロ・エクセルインターナショナルの「インバウンドリロケーションサポート」だ。数多くの企業の人事担当者がなぜ厚い信頼を寄せているのか、その理由を探ってみよう。
【話し手：樋口太（インバウンドリロケーションサポート事業│マネージャー）│聞き手：海外赴任LAB編集部】

編集部: リロ・エクセルインターナショナルの「インバウンドリロケーションサポート」とは、どのようなものなのでしょうか。

樋口: ひとことで言うと、外国籍社員の方を日本に受け入れる際に、日本での生活を立ち上げるために必要な様々なことをトータルでお手伝いするサービスです。こんなふうにまとめると簡単そうですが、実はやるべきことは非常に広範囲にわたり、さらには法律などの専門知識が必要とされる項目も多いのです。

編集部: 業務の内容を具体的に教えていただけますか。

樋口: 業務は「手配代行」と「アテンド」の2つに分けられます。まずは手配代行業務からご説明します。これはビザ（在留資格）の取得をはじめ、海外からの引越し、着任後の住まいとなる不動産や短期宿泊先の契約手続き、そこでの電気・水道・ガスなどのライフラインの開設手続き、住まいで使うインターネット回線やレンタル家具の調達など、日本での生活をスタートさせるために必要なあらゆる事柄の手配や手続きを代行するというものです。

編集部: 全てを人事担当者が自分で行うとなると、項目ごとにそれぞれの業者に連絡しなければなりません。かなり手間と時間がかかりそうですね。

樋口: とりわけビザに関しては、どのような仕事の場合にどんなビザが必要になるのか、そもそもこの仕事でビザが取得できるのかなど、基礎的な段階から法律の知識や情報が必要になりますので、その手続きにとまどっている企業は多いですね。しかも法律はたびたび改正されるため、たとえば人事部で一度は苦労しながらやってみたものの、その経験が二度目では通用しなかったということも起こりえます。実際、弊社にお問い合わせをいただくきっかけで最も多いのが、ビザの取得に関するご相談です。

編集部: 今後の法改正によっては、ビザを取得できる業種も増えそうです。そうなれば、さらに広範囲な知識や情報が必要になりますね。

樋口: 外国籍社員の受け入れは人事担当の方の業務のごく一部です。その中で、法改正のたびに新たな情報を把握しておくというのは大変です。そのため弊社には、外国籍社員を受け入れるのが初めてという企業だけでなく、継続的に受け入れている企業からも数多くのご依頼が寄せられています。また、外国籍社員をたくさん受け入れている企業だと、ビザの期限の管理も大変で、知らないうちにビザが切れていて期せずして不法就労状態になっていたという事態も起こりえます。その対策として、在留期限の管理を依頼したいというご相談をいただくこともありますね。

編集部: 日本での住まいの手配も大変そうですね。どんな家を好むかは人それぞれですし、本人が好ましくない環境に用意された住まいは、日々の生活にストレスを与えてしまいます。

樋口: せっかく優秀な人材に日本に来てもらったのに、暮らしのストレスが原因で仕事へのモチベーションを維持できないという事態になっては困りますよね。家族帯同の場合の住まい選びでは、本人だけでなく、奥様やお子さんの希望も尊重しなければなりません。とりわけ欧米では、家族をとても大切に考えている方が多いですからね。以前、私が相談を受けたある企業では、次のようなことがあったそうです。役員クラスの方をヨーロッパから日本に呼び寄せようとしたところ、事前準備で来日した際に、用意した住まいを見た奥様が「こんな環境にはとても住めない」とおっしゃって、それがきっかけで本人から赴任を辞退したいと言われてしまったそうです。

編集部: 人事担当者は、自分よりも役職がずっと上の外国籍社員の受け入れ準備をしなければならないことがあるわけですね。いわば失敗が許されない業務ですね。しかし、赴任してくる本人の要望をひとつひとつ聞いていたら、他の業務に支障が出てしまいます。

樋口: そうした面についてもきめ細かくサポートできるのが弊社のインバウンドリロケーションサポートの特長のひとつです。完全英語対応の態勢を整えているので、来日前からご本人とメールや電話などで入念なコミュニケーションを取ることができます。そこで、さまざまな要望や、どんなことを心配しているかなどをしっかり把握します。単なる事務的な手配の代行で終わらせず、きめの細かいサポートで駐在員の方にしっかりと満足していただくこと。それが弊社の大切にしていることです。

編集部: 言葉の問題も人事担当の方には悩みかもしれません。部内で英語ができる社員が限られていると、その人に業務が集中して、他のことができなくなってしまいます。

樋口: おっしゃる通りです。弊社のサービスでは、手配の発注から進捗管理、精算までのすべてをトータルでサポートできますから、人事担当の方の工数を増やすことなく、外国籍社員のスムーズな着任が実現できます。

編集部: 精算窓口を一本化できるのもうれしいですね。予算を把握しやすければ、コスト管理という面からもメリットが享受できます。

樋口: 受け入れるのが初めてという企業では、駐在中の住まいの賃料をはじめ、どの項目にどの程度の費用がかかるのか全く見当がつかないというケースも少なくありません。着任までのスケジュールをどう組めばいいか、赴任中の給与などの処遇をどうすればいいか、分からないことだらけと頭を抱えている人事担当の方もいらっしゃいます。弊社では、受け入れに必要な要素全てをまとめてコーディネートできます。これはトータルサポートだからこその強みですね。

編集部: リロ・エクセルインターナショナルのインバウンドリロケーションサポートが多くの企業から支持されていることも、納得できますね。ですが、今お話ししていただいた「手配代行」の他に、「アテンド」業務という大きな柱があるのですね。

樋口: そうですね。「手配代行」は、いわば人事サイドの問題を解決するという側面が強いものです。もうひとつの柱である「アテンド」は、赴任してくる外国籍社員の悩みに応える業務と言えるでしょう。

編集部: 後編では、「アテンド」について具体的にお聞きしますので、宜しくお願いします。

本コンテンツの後半はこちら→【後編】外国人社員の受け入れ│オペレーションの現場から

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