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新入社員様採用後の研修期間中の家財保管について

2018.11.22

人事採用担当者様へ引越付きトランクルーム活用方法

年末までに来年度(2019年度)の新入社員様並びに既存社員様の人事異動時に人事・総務担当者様が絶対にやらなければならない重要事項については、知っておられますでしょうか?

さて、人事採用ご担当者の皆様が、この時期に考えておかないといけないことの重要事項の1つは、来年4月の新入社員様の入社式後の研修期間中(赴任先が決まるまでの期間)、学生生活で使用してきた家具や家電等の家財の取り扱いをどうするかです。新社会人になるにあたって学生生活で使用してきた家財を全て新品に買い換える方は別ですが、殆どの方が不要な家財を廃棄または友人に譲渡され、一部家財を新たに購入されておられています。具体的には、(現住所への)家財の引取り、家財(保管)預り、(赴任先への)引渡しが出来る、いわゆるワンストップ・サービスを提供しているトランクルーム業者を選定し、年末までに契約することです。また、ご自宅から学校へ通っておられた方は家財をトランクルームへ預けることはないのですが、当然研修期間が終了し赴任先が決まった際には家財の運送が必要となります。

これは、昨年より問題となりました引越・運送会社の人手不足の為、新入社員様のみならず、既存の社員の人事異動に対応出来ない状況が少なくなかったからです。特に12月までに年明け3月~4月の人事異動の全社員の引越業務と家財の一時預りを任せることが出来る信用の置ける会社と契約しておらず、3月中旬より4月上旬の間に人事異動を発令された企業の社員様の多くに引越難民と呼ばれる社員様が増え、多くの人事担当者様は相当神経を使い苦労されたとお察しします。引越・運送会社の人手不足による引き受け件数は今後も減り続けて行く傾向にあると予想されます。

ケーススタディ

【ケース1】

問合内容:2017年11月上旬より、多くの企業人事担当者様より2018年4月の新入社員含む人事異動に伴う引越・運送作業について、従来から利用していた複数の引越業者より、2018年3月から4月の繁忙期間中については業務を受けられないとの連絡が有り、『すごく困っているので、何とか対応して欲しい』との問い合せが有った事例が激増。

【ケース2】

問合内容:3月中旬、某繊維企業の人事採用担当者より追加採用した新入社員の引越業務を指定業者に依頼した際、新住居に欠陥が有ることが分かり、希望日時に家財を搬入することが出来なくなり、1ヶ月間の家財保管を希望される問い合せが有った事例。

【ケース3】

問合内容:3月中旬、某マンション管理会社より取引企業の指定引越業者が転勤社員様へ引越と家財保管の見積りの際、使用しなかったダンボールやガムテープ等の梱包資材の引取りの件でトラブルになり、社員様が他の業者に変えるよう強く要望され、問い合せが有った事例。

【ケース4】

問合内容:2017年9月上旬、店舗拡大を全国展開している企業より利用している引越業者より2018年3月より4月の繁忙期間の取り扱い量は従来の50%程度になるとの説明が有った為、新入社員約100名の運送業務と家財保管業務を受けて欲しいと問い合せが有った事例。

【業者の選定ポイント】

1.国土交通省の標準引越運送約款に準じているまたは則っているか(信頼できる業者か)。

2.国土交通省の標準トランクルーム約款に準じている、または則っているか(信頼できる業者か)。

3.社歴と実績、評判はどうか。

4.全国に店舗展開しているか(全国どこでも利用出来るか)。

5.常に担当者へ連絡が取れるか(特に緊急時)。

まとめ

1.業者への対応

①翌年の新入社員の引越業務と家財保管業務を人事担当者の業務を簡素化するワンストップ・サービスで提供し、信頼のおける業者を11月までに選定し、遅くとも12月までには契約締結しておくこと。

②業者との事前打ち合わせ後、翌年の新入社員へのオリエンテーションの際に新入社員へ手渡す見積り時並びに家財引取り日、家財引渡し日についてのフローと注意事項等が記載されている資料を作成しておくこと。

③引越作業と家財保管を希望される新入社員の個人情報(住所、氏名、携帯番号、メールアドレス、希望見積日と時間等)を的確に伝える。

2.社員様への対応

①新入社員の方で覚えのない着信番号に出られない方と受電されても業者名を聞いておられなかった場合、セールスの電話と思われ、断られる場合が少なく無く、事前に指定の引越業者並びにトランクルーム業者より見積りと家財引取り作業について直接連絡が入ることを伝えておく。

②出来れば見積日までには不要な家財と新生活に必要な家財とを分けておくよう伝えておくこと。新生活に必要な最低限度の家財を明確にしておき、家財と新生活に必要な家財とを分けておくよう伝えておくこと。新生活に必要な最低限度の家財を明確にさせておくことはご本人にとっても新たな気持ちで新生活に望め、ひいては会社負担の経費も削減されます。

③引越日前日まで旅行に出かけられている方も少なく無く、必ず引越予定日までに御社指定引越業者またはトランクルーム業者の見積日に本人が立ち会えるようにスケジュールを空けておくように伝えておくこと。

所感

昨今の人事担当者様は引越・運送会社の人手不足やその他の要因により、いつでも従来通りの十分なサービスが受けられない状況になって来ています。新入社員様を含む人事異動の際には今まで以上により慎重かつ迅速に業者の選定をしないと決まったスケジュールの日程通りに人の移動が出来なかったり、入社予定者から入社を直前にキャンセルされ、追加採用に追われることになります。最終的に人事担当者様の負担と業務が増えることの無い様に対策されることが賢明です。

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